Wprowadzenie RODO, a obieg danych

11 maja 2018, 12:13

Obieg dokumentów to nie tylko sprawne nimi zarządzanie, ale także skuteczna ochrona wszelkich danych osobowych. Już niebawem w życie wejdzie specjalna regulacja RODO. Na czym ona polega i w jaki sposób zmieni zasady obiegu dokumentów?

Czym jest RODO?

RODO to inaczej Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Jest to polska nazwa dla GDPR, czyli General Data Protection Regulation. GDPR ma obowiązywać na terenie całej Unii Europejskiej. Jej główny cel to swobodny przepływ danych osobowych między wszystkimi państwami Unii Europejskiej, ale oprócz tego wprowadzenie jednolitych reguł ochrony danych osobowych i zarządzania nimi. RODO wchodzi w życie 25 maja bieżącego roku.

Co zmienia Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych?

RODO wprowadza dość dużo zmian dotyczących danych osobowych, aczkolwiek nie są to tak niekorzystne zmiany jak mogłoby się niektórym wydawać. Przede wszystkim ma zostać poszerzony zakres stosowania przepisów RODO także na tych przedsiębiorców, którzy działają poza unią. Oprócz tego rozszerzona zostanie definicja danych osobowych, pojawić się mają nowe sposoby identyfikacji, które będą uwzględniały rozwój technologiczny. Takimi nowoczesnymi danymi są chociażby dane genetyczne. Konieczne będzie również wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych oraz zgoda na przetwarzanie wszelkiego rodzaju danych. Powstanie także obowiązek zgłaszania jakichkolwiek naruszeń związanych z danymi, a oprócz tego informowanie także o tym osoby, której te dane dotyczą. Zakres obowiązków osób przetwarzających dane zależny będzie od możliwych dla tych danych zagrożeń, a oprócz tego zostanie znacznie doprecyzowany. Każdy będzie też miał prawo do tego, aby jego dane zostały zapomniane. Natomiast przepisy związane z międzynarodowym przekazywaniem danych mają zostać uproszczone. Dane chronione będą również na etapie tak zwanego projektowania. Uregulowane będą też ustalenia co do dostępu, poprawiania danych, przenoszenia danych pomiędzy różnymi systemami. Niestosowanie wprowadzanych przepisów będzie wiązało się z wysokimi sankcjami oraz odszkodowaniami.

RODO a obieg dokumentów

Za sprawą RODO obieg dokumentów nabierze jeszcze większego znaczenia. Prawidłowy obieg zapewni bezpieczeństwo właścicielom danych oraz będzie chronił osoby je przetwarzające przed naruszeniem przepisów. Konieczne jest jednak zainwestowanie w bezpieczny i sprawny system, który będzie ułatwiał nadzór nad danymi oraz ich przetwarzanie. W czasach, kiedy panuje taki natłok danych jest to niezwykle ważne. Dużą rolę z pewnością odegra elektroniczny obieg, który bez wątpienia jest przyszłością archiwizacji i skutecznie wypiera dawne metody. Oprócz tego należy pamiętać o tym, że każdy ma prawo nie wyrazić zgody na przetwarzanie swoich danych i wolę tę mamy obowiązek uszanować.