​Kserokopiarka – obowiązkowy element wyposażenia nowoczesnego biura

T
15 kwietnia 2016, 10:53

Jak wybrać odpowiednią kserokopiarkę do swojej firmy?

​Kserokopiarka – obowiązkowy element wyposażenia nowoczesnego biura
loading...

Wielofunkcyjne kserokopiarki już od wielu lat nie są domeną jedynie dużych korporacji czy firm, których działalność związana jest z poligrafią i drukiem. Dziś tego typu urządzenia wydają się być nieodzownym elementem wyposażenia każdego biura, korzysta się z nich na porządku dziennym i niekiedy trudno jest wyobrazić sobie jego funkcjonowanie bez ich użycia. Skoro jednak znajdują zastosowanie w wielu miejscach, związanych z różną branżą, nie bez różnicy staje się to, jaką kserokopiarkę należy wybrać, aby była dla danej firmy lub danego biura optymalna. Co wobec tego warto wziąć pod uwagę przy wyborze właściwej kserokopiarki?

Na co należy zwrócić uwagę wybierając odpowiednią kserokopiarkę?

Dokonując wyboru kserokopiarki dostosowanej do potrzeb danego biura należy zwiąć pod uwagę jego potrzeby i środki finansowe, a także koszty eksploatacji danego sprzętu. Analizując potrzeby, warto zastanowić się między innymi nad odpowiedzią na następujące pytania:

-Jaki jest maksymalny format papieru, który będzie używany? Czy w danym miejscu kiedykolwiek wykonuje się wydruki lub kopie w formacie A3, czy może wystarczy format A4?

-Czy interesują nas wydruki mono czy w kolorze?

-Jakich dodatkowych opcji usprawniających pracę potrzebujemy? Czy interesują nas wydruki dwustronne, praca w sieci, zszywanie dokumentów? Czy potrzebny jest automatyczny podajnik lub dodatkowe kasety na papier?

-Jaką kwotę jesteśmy w stanie przeznaczyć na urządzenie oraz na koszty eksploatacji? Ogólnie można przyjąć, że im droższa kserokopiarka, tym niższe koszta jej eksploatacji. Mimo to należy wziąć pod uwagę koszty wyposażenia, utrzymania, wymiany materiałów, rozbudowy opcji, a także serwis. Warto zapytać o nie wcześniej.

-Ile osób, jak często i w jakim celu będzie korzystało z urządzenia – jak będzie wyglądała jego eksploatacja w ciągu miesiąca? Producent podaje miesięczną wydajność urządzenia. Należy porównać ją z funkcjonowaniem naszego biura, by stwierdzić, czy dany sprzęt jest adekwatny do naszych potrzeb. Warto pamiętać o pewnym marginesie na przyszłe potrzeby.

Przyszłe potrzeby

Biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo, że potrzeby firmy mogą w przyszłości ulec zmianie, dobrze jest dowiedzieć się, czy istnieje opcja rozbudowy danej kserokopiarki w przyszłości. Najlepiej kupować oczywiście te modele, które w dalszym ciągu są produkowane, dzięki czemu będziemy mieć pewność, że w razie potrzeby znajdziemy do nich w sklepach części zamienne. Nie można nie wspomnieć również o tym, by dowiedzieć się, czy kserokopiarka ma kilkuletnią gwarancję. W przypadku renomowanych firm wynosi ona nawet do pięciu lat.

Kolejny krok - konsultacja z fachowcem

Po przeprowadzeniu takiej wstępnej analizy, warto dodatkowo poradzić się fachowca. Zweryfikuje on, czy nasza analiza jest trafna, dzięki czemu nie przepłacimy na urządzeniu, z którego wszystkich funkcji nigdy nie skorzystamy oraz zmniejszymy ryzyko pominięcia jakiejś ważącej na wyborze kwestii. Fachowiec zwróci też uwagę na bardziej zaawansowane kwestie, na przykład wydajność bębna.

Istotne kwestie po zakupie kserokopiarki

Kiedy już wybierzemy i kupimy odpowiedni sprzęt, nie możemy zapomnieć o kilku ważnych sprawach. Po pierwsze, musimy zadbać o pewnego dostawcę, u którego będziemy zaopatrywać się w tonery. Ważne, by materiały eksploatacyjne były oryginalne, ponieważ przedłużają żywotność komponentów kopiarki i są bardziej wydajne. Następnie należy zadbać o dobry, doświadczony serwis. W końcu, posiadając wielofunkcyjne urządzenie, możemy pomyśleć nad obniżeniem całościowych kosztów firmy – dzięki centralizacji funkcji w dobrze dobranym sprzęcie można wycofać się z eksploatacji mniejszych urządzeń, redukując przy tym koszty całkowite związane z posiadaniem zasobów teleinformatycznych.

Dzierżawa kserokopiarek

W przypadku braku odpowiednich funduszy lub chęci przetestowania danej kserokopiarki można zastanowić się nad wzięciem sprzętu w dzierżawę. W takiej sytuacji to najemca jest odpowiedzialny za dokonywanie wszelkiego rodzaju napraw.